Office Assistant

Over het bedrijf:

Onze klant biedt trainingen aan in de luchtvaartsector, maar niet alleen daarvoor. Hun scala aan cursussen is zeer breed, variërend van cursussen op het gebied van luchthavenveiligheid tot soft skills-trainingen. Momenteel is het een start-up van 7 personen, gefinancierd door een groot bedrijf. Het bedrijf heeft als ambitie om het centrum van excellentie te worden voor leren en ontwikkeling gerelateerd aan luchthavens en luchtvaart. Ze zijn ook bezig met het ontwikkelen van een uniek en innovatief "Talent up" project, dat evenementen, co-working spaces en meer combineert.

Het bedrijf groeit snel. De resultaten gaan de goede kant op en de omzet is verdrievoudigd ten opzichte van het budget.

Waarom bij hen aansluiten?

• Het is een start-up, dus je kan meewerken aan de ontwikkeling van het bedrijf en ideeën aanbrengen.
• Elke dag werk je samen met de directeur, jouw directe collega, waardoor je zeker weet dat jouw ideeën worden gehoord.
• Je werkt in de luchtvaartsector, die gericht is op diversiteit en multiculturaliteit. 
• Het bedrijf groeit, dus jouw rol en verantwoordelijkheden zullen evolueren. 
• Het bedrijf lanceert meerdere ambitieuze projecten waaraan jij zult bijdragen (zoals een "talent-up"). 
• Je werk is gevarieerd, dus je zal je niet vervelen. 

Waarom hebben we jou nodig?

Het bedrijf groeit snel en de omzet is verdrievoudigd. De vraag naar opleidingen groeit. De firma is verhuisd naar een gloednieuw gebouw . Er zullen evenementen en trainingen in virtuele realiteit worden georganiseerd. Ze hebben hulp en ondersteuning nodig op administratief en organisatorisch vlak.

Wat zijn jouw taken en verantwoordelijkheden:

Als Office Assistant ben je verantwoordelijk voor een zeer brede waaier aan taken. Je zal naast het begroeten van klanten, beantwoorden van telefoons, filteren van post, bijhouden van correspondentie, inschrijven van gebruikers enz. volgende verantwoordelijkheden hebben. In eerste instantie zullen jouw taken voornamelijk administratief en gericht op ontvangst zijn. Zodra je volledig vertrouwd bent met het bedrijf, de klanten, de trainingen, enzovoort, zal je nieuwe verantwoordelijkheden opnemen als Service & Office Coordinator.

Jouw verantwoordelijkheden als Office Assistant:

Kantoormanagement

• De database en trainingsgegevens bijhouden.
• Certificaten opstellen.
• Een nauwkeurige database bijhouden van klanten/leveranciers, inclusief contactgegevens.
• Werken aan de uitbreiding van de optimale operationele werking.

Administratie beheren rond de opleidingen

• Nauwkeurige gegevens bijhouden over trainingsactiviteiten, aanwezigheid, evaluatieformulieren en vorderingen van deelnemers.
  
• Beheer trainingsdatabases van het learning management systeem (LMS) om de resultaten van trainingen en certificeringen bij te houden.
• Online trainingen beheren en coördineren.
• Ondersteuning bieden bij het organiseren van trainingen.
• Zorgen voor evaluatieformulieren en aanwezigheidsregisters.
• Zorgen voor de afronding van alle trainingsadministratie in verband met de training; trainingsrapporten leveren aan training verantwoordelijke.

Logistiek

• Bekend zijn met de vereisten voor instructeurs, uitrusting en lesmateriaal.
• Interne trainingsfaciliteiten en apparatuur beheren en onderhouden.
• Voorbereiden en bestellen van leermiddelen en materialen.
• Zorgen voor operationeel beheer van het leerplatform: gebruikersbeheer, 1e lijnondersteuning.

Communicatie

• Goede en frequente commerciële en operationele contacten opbouwen met klanten en deelnemers.
• Contact onderhouden met de deelnemers; ontwikkeling van de deelnemers bijhouden en de werkgever informeren.
• Feedback verzamelen van trainers en deelnemers na elke educatieve sessie.

Met wie:

Je treedt toe tot een team van 8 personen, bestaande uit je directe leidinggevende, die de Algemeen Manager is voor deze en een andere onderneming. De andere teamleden zijn een trainingsmanager, een specialist in digitale trainingen, een trainingscoördinator, één administratieve assistent, één communicatiemedewerker en je rechtstreekse collega Training/Service Coordination Officer.

Jouw profiel:

• Je hebt minimum 1 jaar ervaring in een administratieve functie of als onthaalmedewerker - receptionist(e)
• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands, Frans. Je spreekt ook een beetje Engels.
• Je hebt een goede kennis van MS Office-tools en Google-toepassingen.
• Je bent methodisch en georganiseerd en je kan goed je prioriteiten stellen (timemanagement).
• Je hebt een ondernemersmentaliteit en je neemt initiatief. Je maakt deel uit van een start-up die niet beschikt over tientallen ondersteunende diensten. Je houdt dus van variatie in je takenpakket.
• Je hebt sterke communicatie- en uitstekende luistervaardigheden.
• Je bent een teamspeler en sociaal vaardig.

Het aanbod:

Onze klant bied je:

• Een vast contract aan voor onbepaalde duur.
• Een voltijdse betrekking (40 uur per week) met 12 RTT-dagen per jaar, boven op de wettelijke feestdagen.
• Je ontvangt een competitief salaris, aangevuld met verschillende voordelen zoals eco-cheques, maaltijdcheques, hospitalisatie- en groepsverzekering. Terugbetaling van je transportkosten.