Office Manager

Het bedrijf

Onze klant werd opgericht in 1942 en is vandaag wereldwijd de grootste arbeidsrechtpraktijk, met meer dan 100 kantoren en 1.900 advocaten in 28 landen. Hun ongeëvenaarde toewijding aan arbeidsrecht helpt cliënten navigeren in een complexe wereld. Dankzij genuanceerd juridisch advies en innovatieve oplossingen ondersteunen ze bedrijven overal ter wereld.

Voor hun nieuw kantoor van Brussel gaan ze vandaag op zoek naar een Office Manager.

Waarom werken voor onze klant?

• Onze klant is dé referentie in arbeidsrecht, met een ongeëvenaarde inzet om bedrijven te begeleiden door een steeds veranderende en complexe zakenwereld. Hun diepgaande expertise en wereldwijde middelen stellen hen in staat om genuanceerd juridisch advies te geven en innovatieve oplossingen te ontwikkelen voor de moeilijkste uitdagingen.

• Bij hen is onconventioneel denken de norm. Ze luisteren, analyseren en bieden gedurfde oplossingen die niet alleen inspelen op de noden van hun cliënten, maar ook hun sector mee vormgeven.

• Deze functie is nieuw binnen hun organisatie, wat betekent dat je een unieke kans krijgt om zelf mee vorm te geven aan jouw rol. Je krijgt de vrijheid en verantwoordelijkheid om jouw takenpakket en verantwoordelijkheden verder te laten groeien in lijn met jouw ambities en sterktes.

• Dit alles in een dynamische en collegiale werkomgeving, waarin samenwerking en persoonlijke groei centraal staan.

Jouw rol als Office Manager

Als Office Manager ben je een essentiële schakel in het kantoor. Je zorgt voor een vlotte werking van de dagelijkse administratie, ondersteunt de advocaten en bent het eerste aanspreekpunt voor klanten en medewerkers. Je hebt een gevarieerd takenpakket en draagt bij aan een efficiënte en aangename werkomgeving.

Jouw taken en verantwoordelijkheden:

Receptie & onthaal

• Ontvangen van klanten en medewerkers met een glimlach

• Zorgen dat de vergaderzalen in orde zijn

Onboarding en offboarding van medewerkers

• Contact opnemen met nieuwe medewerkers voor administratieve formaliteiten

• Coördineren van e-mailaccounts, signaturen en IT-materiaal

• Contact onderhouden met externe dienstverleners (fotograaf, marketing, IT, enz.)

Bestellingen en voorraadbeheer

• Bestellen van kantoorbenodigdheden, IT-materiaal en catering

• Contact met leveranciers

 Administratieve ondersteuning

• Beheren van toegangsbadges en contacten met leveranciers van kantoorruimte en printers

• Ondersteunen bij documentbeheer, opmaak van brieven en juridische dossiers

Bibliotheek & archief

• Onderhouden van de juridische bibliotheek en databases

• Archiveren en beheren van vertrouwelijke documenten

 Facturatie

• Ondersteunen bij de facturatie en opvolging van betalingen

IT & faciliteitenbeheer

• Oplossen van kleine IT-problemen

• Contact onderhouden met schoonmaakbedrijven en andere facilitaire diensten

 Werkomgeving

• Zorgen voor een aangename werkomgeving

Team

Je komt terecht in een team van 10 personen, waarvan 4 partners en 6 advocaten. Je hebt zowel Nederlandstalige als Franstalige collega’s.

Jouw profiel

• Je hebt een bachelordiploma in Office Management, Administratie of een vergelijkbare richting, en/of je hebt al een eerste werkervaring in een administratieve functie.

• Je spreekt vlot Nederlands, Frans en Engels (minimaal B2 niveau).

• Je bent dynamisch, proactief en je hebt een hands-on mentaliteit.

• Je werkt nauwkeurig en weet goed prioriteiten te stellen.

• Je bent klantgericht en houdt van een afwisselend takenpakket.

• Ervaring in een advocatenkantoor is een plus, maar geen must!

Wat biedt onze klant?

• Een voltijdse en vaste betrekking. Ze werken 38u/week (tussen 9u en 17u)

• Een aantrekkelijk salaris aangevuld met extralegale voordelen (maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, terugbetaling openbaar vervoer)

• Kansen om jezelf verder te ontwikkelen en te groeien binnen het kantoor

• Een professionele, maar aangename werkomgeving in een nieuw kantoor in Centrum Brussel, aan het Centraal Station.