Deeltijdse Administratieve Assistent(e)

Bedrijf: 

Onze klant is een toonaangevende speler die mensen al meer dan 80 jaar bijstaat tijdens moeilijke momenten in het leven. Met een focus op financiële, praktische en emotionele ondersteuning helpen zij hun klanten en dierbaren met vertrouwen en gemoedsrust.

Waarom kiezen voor een carrière bij hen?

• Wil je jouw administratieve vaardigheden inzetten in een organisatie met een maatschappelijk doel?
• Ben je op zoek naar een functie waarin je daadwerkelijk een verschil kunt maken?

Voor hun kantoren nabij Zaventem (luchthaven) zijn zij op zoek naar een deeltijdse Administratieve Assistent(e) om het team te versterken.

Functieomschrijving: 

In deze rol bied je belangrijke administratieve ondersteuning aan het team, met een focus op de coördinatie en verwerking van repatriëringen. Als waardevolle schakel binnen het team draag je bij aan het verlenen van zorg en steun aan klanten en hun families in een delicate periode.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Beheer van repatriëringsdossiers: Zorg voor een volledige begeleiding van elk overbrengingsdossier, van start tot afwerking. Je regelt administratieve details, zorgt voor nauwkeurige dossieropvolging en bent verantwoordelijk voor de afronding en facturering.
• Financiële administratie: Stel offertes op, pas ze aan waar nodig, en zorg voor de correcte opmaak en opvolging van facturen. Je bewaakt het hele proces en zorgt ervoor dat betalingen tijdig binnenkomen, waarbij je actief betalingsachterstanden opvolgt.
• Interne en externe communicatie: Onderhoud regelmatig contact met verschillende betrokken partijen, waaronder interne afdelingen, klanten (B2B), families, en andere externe stakeholders die betrokken zijn bij het repatriëringsproces. Je communiceert duidelijk en professioneel, met een sterke focus op klantgerichtheid.
• Ondersteuning voorraadbeheer: Werk mee aan het beheer van voorraad en zorg dat de administratieve kant hiervan op orde is. Dit betekent ook dat je verantwoordelijk bent voor het beheren van bestellingen en het organiseren van benodigdheden.
• Telefoonbehandeling: Beantwoord inkomende telefoontjes die betrekking hebben op jouw taken (bijvoorbeeld over facturatie, betalingen of bestellingen) en geef klanten op een vriendelijke en efficiënte manier ondersteuning.
• Samenwerking binnen het team: Je werkt nauw samen met de Repatriations Manager en onderhoudt regelmatig contact met de procesmanager en andere administratieve collega’s. Samen met hen zorg je voor een vlotte, effectieve dienstverlening.

Wie ben jij?

• Je hebt een relevante opleiding afgerond en hebt minstens 2 jaar ervaring in een administratieve rol, idealiter met financiële en klantgerichte aspecten.
•  Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en beschikt over een uitstekende beheersing van Frans en Engels, waardoor je zonder problemen met zowel interne als externe klanten kunt communiceren.
•  Je bent goed thuis in de belangrijkste MS Office-toepassingen (Word, Excel) en werkt vlot met andere softwaretools.
• Eigenschappen en vaardigheden:
• Nauwkeurig: Je werkt graag met details en zorgt dat elk dossier correct en tijdig wordt afgehandeld.
• Communicatief sterk: Je hebt een professionele houding en weet informatie helder over te brengen, zowel schriftelijk als mondeling.
• Klantgericht en empathisch: Je toont begrip voor de situatie van klanten en bent geduldig en oplossingsgericht, zeker in gevoelige situaties.
• Teamspeler: Je functioneert goed binnen een team en draagt bij aan een positieve werksfeer.
• Sterk in organisatie en planning: Dankzij jouw gestructureerde manier van werken blijven deadlines behaald en blijft het overzicht behouden in een dynamische omgeving.

Onze klant biedt:

• Word lid van een hechte en warme familie die staat te popelen om jou te verwelkomen. Hier werken betekent deel uitmaken van een team dat elkaar steunt en het beste uit iedereen naar boven haalt.
• Kies voor een competitief salarispakket dat past bij jouw ervaring. Dit omvat een aantrekkelijk extralegaal voordelenpakket, waaronder een verzekeringspakket, maaltijdcheques, een premie, een gsm-abonnement, en een laptop. Ook krijg je toegang tot hun flexplan, waarmee je jouw pakket kunt aanpassen aan jouw wensen, met bijvoorbeeld extra verlofdagen of een fietslease.
• Een deeltijds contract (20u/week) met een vaste "office day" op dinsdag waar je een volledige dag werkt met je collega's op kantoor in Zaventem. De andere 12 uren mag je vrij verdelen over de resterende werkdagen en dit van thuis uit.
• Werk in een omgeving waar je impact hebt op anderen en je werkdag waardevol voelt. Samen zetten ze zich in voor hun klanten en hun families.