Management Assistant

Bedrijf
Onze klant is een onafhankelijk Belgisch advocatenkantoor gevestigd in Brussel. Het team telt 90 medewerkers, waaronder 65 advocaten. Het gaat om een full-service kantoor, waarvan de klanten voornamelijk grote buitenlandse ondernemingen zijn. Hier wordt recht op een andere manier beoefend: verder gaan en het bestaande uitdagen is hoe zij samenwerken met elke collega, klant en partner.

Waarom deze functie anders is dan een klassieke assistentrol

• Impact vanaf dag één: je ondersteunt direct partners en advocaten bij dossiers die er écht toe doen – geen koffie halen, maar meedenken en concrete ondersteuning bieden.

• Continue ontwikkeling: interne opleidingen, mentoring en een open cultuur zorgen voor snelle professionele groei.

• Work-life balance: flexibiliteit, telewerkopties en een hecht team. Buiten het werk worden inspirerende activiteiten georganiseerd: teambuildings, sportevenementen (zoals padeltoernooien), seminars…

• Goede sfeer & sterke waarden: openheid, kwaliteitsbewustzijn, teamspirit en plezier zijn dagelijkse realiteit. Hier wordt recht met karakter beoefend.

Jouw verantwoordelijkheden
Als Management Assistant ben je de rechterhand van een partner en meerdere advocaten. Je zorgt ervoor dat hun werkdag soepel en gestructureerd verloopt, zodat zij zich kunnen concentreren op het juridische werk. Je hebt oog voor detail, anticipeert op behoeften en behoudt het overzicht, zelfs in drukke periodes.

Hoofdactiviteiten:

• Documentbeheer & opmaak: professionele opmaak van contracten, adviezen, brieven en andere juridische documenten (Word), volgens huisstijl en deadlines.

• Dossierbeheer: opening en administratieve opvolging van dossiers, met aandacht voor nauwkeurigheid en volledigheid van de gegevens in het systeem.

• Agenda- & deadlinebeheer: planning van afspraken, vergaderingen en termijnen (inclusief gerechtelijke), met proactieve opvolging.

• Klantencontact: professionele communicatie met klanten (ook internationaal) via telefoon en e-mail, in meerdere talen.

• Ondersteuning facturatie: verzamelen van timesheets, controle van gegevens en voorbereiding voor correcte en tijdige facturatie.

• PowerPoint & rapporten: creëren van visuele presentaties en heldere interne rapporten.

• Reisorganisatie: boekingen van hotels en transport en volledige logistieke voorbereiding.

• Evenementen & seminars: bijdrage aan interne events, opleidingen en klantactiviteiten.

• Paralegale taken: bij juridische achtergrond mogelijkheid tot bijdragen aan research, samenvattingen of voorbereidende werkzaamheden.

Gezocht profiel
We zoeken geen klassieke assistent, maar iemand die initiatief neemt en floreert in een professionele en internationale omgeving. Je zegt vaak: “Ik regel het!” nog voordat erom gevraagd wordt.

• Bachelor of Master in Office Management, Rechten, Paralegal, Vertalen- en Tolkenstudies of gelijkwaardig.

• Uitstekende beheersing van het Frans en Nederlands, met zeer goede kennis van het Engels.

• Minimaal enkele jaren ervaring in een ondersteunende rol in een veeleisende omgeving (idealiter juridisch, notarieel of consultancy).

• Uitstekende kennis van Word (track changes, gestructureerde opmaak), PowerPoint, Outlook en Excel.

• Organisatie & nauwkeurigheid: gestructureerd, precies, deadlines respecteren, goed in multitasking.

• Teamgeest & initiatief: samenwerkend, maar ook autonoom en proactief.

• Flexibiliteit & discretie: je kan vertrouwelijke informatie beheren en aanpassen aan veranderende prioriteiten.

• Nieuwsgierigheid & positieve energie: je houdt van leren, groeien in je rol en brengt een constructieve dynamiek mee.

Wat onze klant biedt

• Een afwisselende en uitdagende functie in een ambitieus en innovatief kantoor.

• Vaste aanstelling (CDI), voltijds (38u) of 4/5de.

• Aantrekkelijk pakket met extralegale voordelen:

  • Groeps- en hospitalisatieverzekering

  • Maaltijdcheques (€8)

  • Volledige terugbetaling openbaar vervoer

  • 6 extra verlofdagen

  • 3 halve dagen voor medische bezoeken

• Flexibele uren (start tussen 8u30 en 9u30) + 1 dag telewerk per week.

• Moderne kantoren nabij Brussel-Noord