Executive Assistant

La société

Notre client est un bureau d’avocat avec plus de 130 avocats et 50 collaborateurs.  Leur objectif est d’être le partenaire de référence pour les clients recherchant des conseils fiables, innovants et adaptés aux réalités business. Ils cultivent un esprit d’excellence et d’intégrité, allié à des qualités humaines fortes, qu’ils s’engagent à préserver.

Pour leur département Afrique, ils recherchent un(e) Executive Assistant.

Leur département Afrique accompagne des clients belges et internationaux dans de nombreux pays du continent, avec une présence locale à Bruxelles, Kinshasa et Kigali. Cette implantation leur permet d’offrir une expertise juridique et opérationnelle de proximité, adaptée aux réalités du marché africain.
Ils interviennent principalement en droit des sociétés et commercial, en droit bancaire et financier, ainsi qu’en droit minier et de l’énergie.

Pourquoi c’est sympa de travailler pour cette société

1. Un environnement stimulant et formateur
Vous évoluez dans l’un des plus grands cabinets indépendants de Belgique, au contact de dossiers variés et internationaux. Grâce à leur Academy et au mentorat des avocats seniors, vous bénéficiez d’un vrai accompagnement pour développer vos compétences et devenir un(e) expert(e) reconnu(e).

2. L’agilité d’un cabinet indépendant, la portée d’un réseau international
Travailler chez eux, c’est conjuguer proximité et flexibilité avec une clientèle internationale exigeante. Vous participez à des projets passionnants en Belgique et à l’étranger.

3. Une culture d’excellence et d’intégrité
Ici, l’excellence n’est pas un mot creux : c’est un état d’esprit partagé par tous. Vous rejoignez une équipe où énergie, créativité, innovation et qualités humaines sont valorisées, dans un cadre professionnel qui encourage la croissance individuelle et le travail d’équipe.

Quel sera votre rôle

En tant que Executive Assistant, vous serez le véritable bras droit de l’équipe et contribuerez activement à son bon fonctionnement au quotidien.

• Votre rôle sera varié et stimulant : vous serez impliqué(e) dans la gestion des dossiers de A à Z, depuis la préparation et le suivi de la facturation jusqu’à l’encodage et la gestion des nouveaux dossiers dans notre système ERP. Vous suivrez également les encaissements et veillerez à ce que chaque étape du processus se déroule sans accroc.

• Vous accompagnerez un associé et son équipe, répartie entre Bruxelles et Kinshasa, en les soutenant dans la gestion opérationnelle de leurs dossiers. Cela inclut le suivi des échéances, le respect des procédures de conformité et la coordination des différentes étapes clés.

• Votre quotidien sera rythmé par des tâches variées : rédaction de lettres de mission, mise en page soignée de documents, préparation de présentations PowerPoint, mise à jour de leur base de données CRM et suivi des obligations légales liées à la profession d’avocat.
  Vous serez également en charge de l’organisation logistique, qu’il s’agisse de planifier des réunions internes et externes, de gérer les déplacements ou encore de coordonner les agendas des avocats.

• Enfin, vous interviendrez sur le volet administratif et financier en créant des PR/PO pour l’équipe et en assurant le suivi des notes de frais. Votre sens du détail et votre rigueur permettront d’assurer une excellente coordination entre les aspects financiers et opérationnels.

Ce poste est idéal si vous aimez la polyvalence, si vous souhaitez travailler dans un environnement international et si vous recherchez une fonction où votre sens de l’organisation et votre proactivité font réellement la différence.

Equipe 

Vous êtes la/le seul(e) Executive Assistant pour le département et vous soutenez une équipe de 1 Partner et 2 avocats junior.

Votre profil

• Vous avez une expérience préalable de 3 à 5 ans minimum dans une fonction similaire (expérience en cabinet d’avocats = atout).

• Vous avez une excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.

• Vous maîtrisez les outils MS Office.

• Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du détail, votre discrétion et votre professionnalisme.

• Vous savez gérer plusieurs priorités à la fois et travailler de manière proactive et organisée.

• Vous êtes orienté(e) service, qualité et travail d’équipe, à l’aise dans un environnement multiculturel.

Notre client vous offre

• Un CDI temps plein (39h) avec un package salarial en ligne avec votre expérience.

• Avantages extra-légaux : chèques repas (8€/jour), 13e mois, assurances groupe et hospitalisation, remboursement des transports en commun, laptop, smartphone et abonnement.

• Jusqu’à 2 jours de télétravail/semaine + indemnités nettes de télétravail (50€/mois) et internet (20€/mois).

• Un bureau facilement accessible au Centre de Bruxelles.

• 6 jours de congés supplémentaires grâce à la semaine de 39h.

• Un accompagnement dans votre développement : formations, cours de langues, soutien au bien-être (plateforme dédiée, coaching, 12 séances de thérapie en ligne/an).

• Un environnement de travail stimulant, valorisant la diversité, l’inclusion, l’équilibre vie privée-vie professionnelle et l’innovation.