Management Assistant

Het bedrijf

Onze klant is een onafhankelijk Belgisch advocatenkantoor gevestigd in Brussel.

Het team bestaat uit 90 medewerkers, waarvan 65 advocaten.

Zij zijn een full-service advocatenkantoor en hun cliënten zijn voornamelijk grote buitenlandse bedrijven. In dit advocatenkantoor doen ze juridisch anders. Een stapje verder gaan en de status quo uitdagen is de manier waarop ze samenwerken met elke collega, klant en zakenpartner.

 Waarom dit anders voelt dan 'klassieke assistentenjobs'

• Impact vanaf dag één: je ondersteunt direct partners en advocaten bij dossiers die er écht toe doen – geen koffie halen, wél meedenken. Je maakt deel uit van een agile, cross-functioneel team met echt teamwork als basis .

• Continu leren & doorgroeien: dankzij interne opleidingen, mentoring, en een open-deur cultuur ontwikkel je je snel verder

• Evenwicht werk–leven: flexibel werken, thuiswerkmogelijkheid en een sterke teamspirit. Buiten het werk organiseren ze inspirerende events zoals teambuildings, sportactiviteiten (paddeltornooien) en seminars.

• Goede sfeer & waarden: recht door zee, hart voor kwaliteit, teamspirit én fun zijn hier geen clichés, maar dagelijkse praktijk. Het is legaal, maar wél met karakter .

Wat ga je doen?

Als Management Assistant ben jij de rechterhand van een partner en een aantal advocaten. Jij zorgt ervoor dat hun dag vlot en gestructureerd verloopt, zodat zij zich kunnen focussen op de juridische inhoud. Jij hebt een scherp oog voor detail, denkt enkele stappen vooruit en houdt overzicht, zelfs in drukke periodes.

Je verantwoordelijkheden in een notendop:

• Documentbeheer & opmaak: je werkt juridische documenten, contracten, adviezen en correspondentie professioneel uit (in Word), volgens de huisstijl en deadlines.

• Dossieropvolging: je opent nieuwe dossiers, beheert ze administratief van A tot Z, en zorgt ervoor dat alle informatie correct en volledig geregistreerd is in het systeem.

• Agendabeheer & deadlines: je plant afspraken, meetings en (gerechtelijke) deadlines zorgvuldig in, en volgt op dat niets uit het oog verloren wordt.

• Cliëntencontact: je bent een vlotte communicator, staat cliënten (ook internationaal) professioneel te woord via telefoon en e-mail, en schakelt moeiteloos tussen talen.

• Ondersteuning bij facturatie: je verzamelt timesheets, controleert de gegevens en bereidt alles voor zodat de facturatie correct en tijdig kan verlopen.

• PowerPoint & rapporten: je maakt visueel aantrekkelijke presentaties en heldere interne rapportages.

• Reisplanning: je boekt reizen, regelt hotels en transport, en zorgt voor een vlekkeloze voorbereiding.

• Evenementen & seminaries: je helpt bij de organisatie van (interne of externe) events, opleidingen of klantenactiviteiten.

• (Optioneel) Paralegale taken: heb je een juridische achtergrond? Dan kan je ook worden betrokken bij inhoudelijke ondersteuning: opzoekwerk, juridische samenvattingen of voorbereidende research.

Over het team
Hun kantoor bestaat uit een hecht team van zo’n 90 professionals, waarvan +/- 65 advocaten. Ze werken internationaal voor grote bedrijven en geloven in “legal anders”: een open mindset, creatieve ideeën en durf om de status quo uit te dagen

Profiel dat we zoeken

We zoeken geen standaard assistant, maar iemand die ownership opneemt en zich thuis voelt in een professionele en internationale context. Jij bent het type dat denkt: “Ik regel dat!” vóór iemand het vraagt.

• Opleiding: je hebt een bachelor of master in een relevante richting (Office Management, Paralegal, Rechten, Vertaler-Tolk, …).

• Talenkennis: je spreekt en schrijft vlot Nederlands of Frans, met een uitstekende kennis van de andere landstaal én Engels. Veel communicatie gebeurt meertalig.

• Ervaring: je hebt minstens enkele jaren ervaring in een ondersteunende rol binnen een professionele omgeving (bij voorkeur juridische, consulting, notariaat, …).

• Softwarekennis: je bent zeer goed in Word (track changes, opmaakstructuren), PowerPoint, Outlook en Excel. Je leert snel nieuwe tools kennen.

• Sterke organisatie: je werkt gestructureerd, nauwkeurig en houdt ervan om deadlines te bewaken. Multitasken schrikt je niet af.

• Teamspeler met initiatief: je werkt graag samen, maar neemt ook zelfstandig initiatief. Jij ziet werk liggen en wacht niet af.

• Flexibel & discreet: je weet wanneer iets vertrouwelijk is, gaat professioneel om met gevoelige info, en past je makkelijk aan veranderende prioriteiten aan.

• Leergierig & positief: je bent open-minded, staat open voor feedback en groeit graag in je rol. Je hebt een natuurlijke drive om bij te leren.

Wat je krijgt

• Een gevarieerde rol met veel voldoening in een ambitieus, innovatief kantoor.

• Contract (onbepaalde duur), voltijds (38 u) of 4/5de, aantrekkelijk loon + extralegale voordelen: groeps‑ & hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques (8 €), openbaar vervoer volledig terugbetaald, 6 extra vakantiedagen en 3 halve dagen voor medische afspraken.

• Flexibele starttijd (tussen 8u30–9u30) + 1 dag thuiswerk/week.

• Moderne kantoren nabij Brussel-Noord (Tour & Taxis), met eigen pendelbus naar het station.